E-mail adresa bivšeg zaposlenika: Ograničenja i preporuke

Poslodavcu je ta arhiva važna iz nekoliko razloga, od kojih su najčešći dokazivanje u sporovima i parnicama pred regulatornim i zakonskim tijelima, u njima su informacije koje su neophodne za kontinuitet poslovanja ključnih poslovnih procesa za kompaniju, ali to mogu biti i vitalne informacije vezane za vanjske partnere i dobavljače. No, što se događa kada zaposlenik, čija je e-mail arhiva važna kompaniji, odlazi iz kompanije te ima li kompanija pravo na njegov e-mail i nakon njegovog odlaska?

Smije li i pod kojim uvjetima uopće pristupati elektronskoj pošti svog zaposlenika? Pročitajte u nastavku nedavni slučaj iz Belgije kada emailovi zaposlenika ostanu aktivni i nakon odlaska zaposlenika i prijedlog kako je to moguće regulirati.

Mala obiteljska tvrtka u Belgiji našla se u nezavidnom problemu nakon što je uručila otkaz izvršnom direktoru, sinu vlasnika tvrtke nakon čega je i više zaposlenika iz te tvrtka, članova obitelji samostalno otišlo no, tvrtka je dalje nastavila koristiti njihove poslovne e-mail pretince zbog čega je bivši izvršni direktor prijavio tvrtku zbog povrede osobnih podataka, izvijestilo je Belgijsko nadzorno tijelo za zaštitu podataka.

Nadzorno tijelo prvotno je pokušalo posredovati u mirenju a nakon neuspjeha predmet je završio na sudu gdje je utvrđena povreda osobnih podataka radi povrede načela obrade, zakonitosti obrade, nedovoljne transparentnosti i modaliteta ostvarivanja prava te radi ne osiguravanja brisanja osobnih podataka a tvrtka je kažnjena s 15.000 eura.

Što smo naučili iz ove kazne?

U svom izvješću nadzorno tijelo utvrdilo je da su adrese e-pošte ostale aktivne i nakon prestanka rada zaposlenika iako se adrese trebaju zatvoriti najkasnije s danom odlaska radnika iz tvrtke. Nakon odlaska radnika tijekom razumnog razdoblja (jedan mjesec) potrebno je ubaciti automatiziranu poruku kojom se pošiljatelje informira o činjenici da je zaposlenik više nije djelatnik te tvrtke. Takav razumni rok može se i produžiti ali ne duže od tri mjeseca. U slučaju produženja roka o tome treba informirati bivšeg radnika te nakon proteka maksimalnog roka poštanski sandučić potrebno je trajno izbrisati.

Postavlja se pitanje da li je moguće automatsko prosljeđivanje e-pošte na drugu e-poštu koju odredi zaposlenik. Međutim, nadzorno tijelo smatra da nije prihvatljivo rješenje automatsko prosljeđivanja e-pošte na drugu e-adresu jer u slučaju automatskog prijenosa, bez obavještavanja pošiljatelja poruke, izostaje kontrola nad dolaznom ili "in" e-poštom. Štoviše, u tom bi se slučaju potencijalno osjetljivi privatni podaci otkrili bez znanja dotične osobe ali i dopisnika.

Zakoniti temelj poslodavca za pristup e-mail adresi svog zaposlenika

Poslodavac može izvršiti uvid u poslovnu e-mail adresu, kao i upotrebljavati adresu e-pošte za vrijeme rada i nakon prekida radnog odnosa kako bi zaštitio određena prava i interese, dobio efikasan uvid u poslovni proces i kako bi se zaštitio od mogućih nezakonskih poteza zaposlenika. No, u takvim slučajevima mora postojati ravnoteža između interesa poslodavca i prava na privatnost zaposlenika.

Sam zakoniti temelj za upotrebu adrese e-pošte nakon prekida radnog odnosa stoga može biti "legitimni interes tvrtke kako bi osigurala dobro funkcioniranje organizacije i kontinuitet njezinog rada", iako i takav legitimni interes prestaje nakon gore spomenutog maksimalnog vremenskog okvira za automatski odgovor od tri mjeseca. Navedeni legitmni interes odnosi se i na sve kopije emailova na drugim lokacijama (npr. cloud, interni server itd) nakon gašenja email adrese.

Koje uvjete je potrebno prethodno zadovoljiti?

Zaposlenik koji ima pristup internetu u vrijeme radnog vremena prije svega treba biti upoznati s tehničkim i organizacijskim mjerama zaštite koje su poduzete od strane poslodavca, s načinom upotrebe službenog e-maila, pod kojim uvjetima se mogu koristiti službeni mailovi za privatne potrebe, smiju li se koristiti privatne e-mail adrese za vrijeme radnog vremena, koji je postupak za otvaranje službenog e-maila od strane poslodavca u slučaju duljeg odsustva radnika, način postupanja s e-mail adresom nakon prestanka radnog odnosa i način obavještavanja radnika o eventualno provedenim procedurama nakon njegova odlaska, i drugo.

Pri tome je nužno istaknuti da onda kada poslodavac zadržava i uređuje pravo pristupa e-mailu svog zaposlenika mora strogo zabraniti upotrebu službenog e-maila u privatne svrhe ili organizirati na način da temeljna prava zagarantirana Ustavom ne budu prekršena kod pristupa privatnoj korespondenciji.

Zaposlenik bi o svemu navedenom trebao biti obaviješten već prilikom samog zapošljavanja, a isto je preporuka učiniti upoznavanjem radnika s IT pravilnikom, određenom politikom ili drugim aktom organizacije u kojem se takvo postupanje poslodavca uređuje.

Iz navedenog vidimo da je svakom poslodavcu dozvoljeno nadzirati korištenje interneta i elektroničke pošte svojih zaposlenika te ima pravo kontrolirati i urediti informatičke sisteme i pristup internetu na način na koji istome najbolje odgovara. Međutim, takvo postupanje potrebno je jasno urediti i s njime zaposlenika prethodno upoznati te pri tome nastojati zaštiti privatnost radnika u što većoj mjeri kako ne bi došlo do povrede osobnih podataka i mogućih kažnjavanja.