E-mail adrese za slanje Newslettera

U moru e-mail adresa kao što su ime.prezime@tvrtka.hr … tvrtka@tvrtka.hr … ime@gmail.com … često se javlja pitanje na koju od tih adresa tvrtka smije slati svoje promidžbene materijale povezane s tom uslugom temeljem legitimnog interesa, a kada mora imati privolu. Privola će biti potrebna kada se radi o slanju newslettera na e-mail adrese fizičkih osoba jer isto propisuje nacionalni zakon dok ćemo u situacijama kada šaljemo newsletter na e-mail adrese pravnih osoba moći utvrditi i legitimni interes, a sama kontakt adresa pravne osobe nije zaštićena s GDPR.

Naime, Opća uredba ne primjenjuje se na podatke pravnih osoba uključujući ime i oblik te kontaktne podatke. S druge strane svaki podatak koji se odnosi na fizičku osobu, bilo da djeluje u okviru svojih poslovnih aktivnosti ili ne, jest osobni podatak koji je zaštićen Općom uredbom.

Za svaku obradu osobnih podataka pa tako i za obradu u svrhu marketinga moramo imati jednu od šest zakonitih osnova. GDPR smatra da u slučaju izravnog marketinga tvrtka može obrađivati podatke na temelju legitimnog interesa. Međutim, naši propisi strože nego sam GDPR reguliraju takvu obradu na način da je za slanje materijala u svrhu izravne promidžbe i prodaje potrebna privola osim kada se radi o pozivima usmjerenim prema pravnim osobama.

No, što to u praksi znači kada govorimo o izravnom marketingu i slanju newslettera najlakše ćemo objasniti na slijedećim primjerima.

1. E-MAIL ADRESA FIZIČKE OSOBE
Takva e-mail adresa osobni je podatak zaštićen GDPR-om. Međutim, osim GDPR takav podatak dodatno štite i nacionalni propisi koji određuju da je za slanje materijala u svrhu izravne promidžbe i prodaje potrebna privola korisnika te e-mail adrese.

2. KONTAKT E-MAIL ADRESA TVRTKE
Takva e-mail adresa npr. info@tvrtka.hr nije podatak zaštićen s GDPR.

3. POSLOVNA ADRESA TVRTKE ALI ODREĐENE OSOBE UNUTAR ORGANIZACIJE
Poslovna adrese tvrtke može u svojoj strukturu sadržavati ime i prezime zaposlenika npr. ime.prezime@tvrtka.hr ali i određenu poziciju unutar organizacije npr. dpo@tvrtka.hr a da se pri tome adresi može pripisati svojstvo osobnog podatka. Takva e-mail adresa zaštićena je GDPR-om kao osobni podatak jer se odnosi na točno određenu osobu koja djeluje unutar svojih poslovnih aktivnosti. Međutim, ista je izuzeta od primjene nacionalnog propisa koji zahtjeva privolu za slanje promidžbenih materijala s obzirom da se radi o pozivu prema pravnoj a ne fizičkoj osobi. Budući da je takav podatak zaštićen GDPR-om onda za njegovu obradu treba imati jednu od predviđenih šest zakonitih osnova Opće uredbe a što može biti i legitimni interes.

Onda kada prikupljamo e-mail adrese putem web stranice bitno imati na umu tko su korisnici naših usluga i proizvoda, odnosno kome su naše usluge ili proizvodi namijenjeni i kakve podatke prikupljamo.

Primjerice, ako smo tvrtka koja pruža usluge poslovnim subjektima npr. usluge vanjskog službenika za zaštitu podataka onda je naša usluga i namijenjena pravnim osobama. U tom slučaju na svojim web stranicama prikupljamo poslovne e-mail adrese, obično uz dodatno navođenje točnog naziva tvrtke a moguće još i drugog poslovnog podatka. Sama struktura e-mail adrese biti će nam od manjeg značaja te ćemo imati osnove za utvrditi legitimni interes ukoliko namjeravamo slati newsletter osobama koje su zatražile naše usluge. Međutim, ukoliko pružamo uslugu/proizvod namijenjenu pretežito fizičkim osobama onda isto neće biti moguće i biti će nam potrebna privola u slučaju da kasnije želimo tim osobama slati newsletter ili druge materijale u svrhu prodaje i promidžbe.

Kroz navedene primjere napravljen je kratki presjek e-mail adresa za slanje newslettera i nastojalo se prikazati kako je sama struktura e-mail adrese u određenim okolnostima bitna no, neće biti i presudna da bi mogli odrediti je li nam potrebna privola ili možemo utvrditi legitimni interes. U svakom pojedinom slučaju uvijek će biti potrebna oprezna procjena više elemenata pri utvrđivanju zakonite osnove.